عيّن الموظفين للفروع التي يخدمونها
ينشئ مالك المتجر الرئيسي حساب الموظف ويعيّن له الفروع الرئيسية أو التابعة ذات الصلة فقط. عند تسجيل الدخول يرى الموظف مساحة الطلب الهاتفي وحالة التشغيل للفروع المعيّنة له.
هذا الحد مهم للسرعة والخصوصية معًا. لا يحتاج الموظف إلى الإعدادات أو الفوترة أو فروع أخرى حتى ينشئ الطلب بصورة صحيحة.
ابدأ بالعميل ثم اختر جهة التنفيذ
يبحث الموظف برقم الهاتف في دليل عملاء مجموعة المطعم، ويختار عميلًا قائمًا أو يسجل البيانات المطلوبة، ويستفيد من أرقام الهواتف والعناوين المحفوظة. بعد ذلك يختار الفرع الذي سيجهز الطلب؛ فالنظام لا يفترض تلقائيًا أن فرعًا معينًا هو الأقرب.
قبل التأكيد، يتحقق الفريق من أن الفرع مفتوح ويغطي العنوان ويستطيع تجهيز الأصناف. هذا السؤال القصير يمنع نقل المشكلة إلى الفرع بعد انتهاء المكالمة.
أنشئ الطلب من قائمة الفرع المختار
بعد اختيار الفرع تحمّل الشاشة قائمته وإضافاته وأسعاره المتاحة وخيارات الدفع. يسجل الموظف نوع الطلب والعنوان أو منطقة التوصيل والملاحظات والكوبون وطريقة الدفع، بينما يبقى الخادم المرجع النهائي لسعر الصنف والضريبة والخصم والإجمالي.
إذا لم يتوفر إحداثي للخريطة، يمكن استخدام المنطقة والعنوان المتاحين. ويستطيع الموظف المخوّل إدخال رسم توصيل خاص عند الحاجة؛ لكن تغيير الفرع أو العنوان أو نوع الطلب يمسح هذا الرسم حتى يُراجع من جديد.
أرسل طلبًا كاملًا إلى الفرع
يحصل الطلب الهاتفي على رقم خاص بمركز الاتصال ويظهر في مسار طلبات الفرع المختار مع توضيح مصدره. بعد ذلك يتبع إعدادات الفرع المطبقة للطلبات الحية والطباعة ورسائل العميل والربط والفاتورة الإلكترونية.
يستطيع الموظف نسخ رابط تتبع عام للضيف عندما يكون متاحًا، فيتابع العميل طلبه دون مكالمة جديدة.
اضبط التصحيحات بعد المكالمة
قد يقع خطأ أثناء الحديث والكتابة. يسمح Q-Orders بتعديل طلب مركز الاتصال فقط إذا كان معلّقًا أو مؤكدًا، وحالة دفعه معلّقة، ولم تُسوَّ له دفعة. وتظهر تغييرات الأصناف والحقول في خط زمني للمراجعات.
يعطي ذلك الموظف فرصة لتصحيح خطأ حقيقي دون تحويل طلب مدفوع أو متقدم إلى تعديل غير قابل للتتبع. وعندما يفقد الطلب أهليته، يتبع الفريق الإجراء التشغيلي المعتاد في الفرع.
استخدم العرض اليومي لإدارة المكتب
يستطيع الموظف تصفية طلباته حسب الفترة والفرع والحالة، وفتح طلبات العميل الأخيرة، وإعادة طلب سلة سابقة عند الحاجة. ويمكن للمالك مراجعة أداء مركز الاتصال وتصدير البيانات المتاحة.
قبل الإطلاق اختبر عميلًا جديدًا وآخر له أكثر من عنوان، والاستلام والتوصيل، وتعديل رسم التوصيل، وتصحيح طلب، وحالة رفض التصحيح. نص قصير لتأكيد الفرع وتكرار الطلب النهائي يمنع أخطاء أكثر من سيناريو مكالمة طويل.
