ما هي الفوترة الإلكترونية (فاتورة)؟
الفوترة الإلكترونية هي إصدار الفواتير والإشعارات الدائنة والمدينة بصيغة إلكترونية منظمة بدلًا من الورق أو ملفات PDF العادية، عبر نظام إلكتروني متوافق مع متطلبات الهيئة. الهدف هو توحيد بيانات الفواتير، والحد من التلاعب، وتسهيل مطابقة الإقرارات الضريبية.
المشروع ينطبق على كل المنشآت الخاضعة لضريبة القيمة المضافة في المملكة، والمطاعم والمقاهي من أكثر القطاعات تأثرًا به لأنها تصدر عددًا كبيرًا من الفواتير الصغيرة يوميًا.
الفرق بين المرحلة الأولى والمرحلة الثانية
المرحلة الأولى (مرحلة الإصدار) بدأت في ديسمبر 2021، وتشترط إصدار الفواتير من نظام إلكتروني يحفظها ولا يسمح بتعديلها، مع طباعة رمز QR على الفاتورة المبسطة يحتوي على بيانات البائع والرقم الضريبي والتاريخ والمبالغ.
المرحلة الثانية (مرحلة الربط والتكامل) بدأت في يناير 2023 وتُطبَّق على مجموعات من المنشآت بحسب إيراداتها السنوية، حيث تُبلّغ الهيئة كل منشأة بموعد التزامها. في هذه المرحلة يجب ربط نظامك بمنصة الهيئة مباشرة، وتوقيع كل فاتورة إلكترونيًا، وإرسالها إلى الهيئة بصيغة XML وفق مواصفات محددة.
الفاتورة المبسطة والفاتورة الضريبية
الفاتورة المبسطة هي التي تصدرها لعميل فرد (B2C)، وهي الحالة الأشيع في المطاعم. في المرحلة الثانية تُصدرها وتسلّمها للعميل فورًا مع رمز QR، ثم تُبلّغ الهيئة بها خلال 24 ساعة.
الفاتورة الضريبية (القياسية) هي التي تصدرها لمنشأة أخرى (B2B) مثل طلبات الشركات والولائم، وتحتاج إلى الرقم الضريبي للمشتري، ويجب اعتمادها من الهيئة قبل مشاركتها مع العميل. وفي حالة الإرجاع أو الإلغاء تُصدر إشعارًا دائنًا مرتبطًا بالفاتورة الأصلية بدلًا من حذفها.
ما الذي يحتاجه مطعمك؟
قبل تفعيل الربط، جهّز هذه العناصر:
- رقم ضريبي ساري وسجل تجاري وعنوان وطني مطابق لما هو مسجل لدى الهيئة.
- نظام طلبات أو نقاط بيع متوافق مع متطلبات المرحلة الثانية.
- رمز تفعيل (OTP) تحصل عليه من بوابة فاتورة لربط وحدة الإصدار الخاصة بكل فرع.
- بيانات تسعير صحيحة تشمل ضريبة القيمة المضافة على كل صنف وعلى رسوم التوصيل.
- موظف مسؤول يراجع حالة الإرسال دوريًا ويتعامل مع أي فاتورة مرفوضة.
كيف يتعامل Q-Orders مع ذلك؟
في Q-Orders يملك كل فرع وحدة إصدار خاصة به يمكن ربطها في بيئة التجربة أولًا ثم بيئة الإنتاج. بعد الربط، يُصدر النظام الفاتورة تلقائيًا عند الحدث الذي تختاره: إنشاء الطلب، أو دفعه، أو إكماله. الفاتورة تُوقَّع وتُرسل إلى الهيئة في الخلفية، ويظهر رمز QR المعتمد على الإيصال المطبوع وعلى شاشة العميل.
عند استرداد مبلغ أو إلغاء طلب، يُصدر النظام إشعارًا دائنًا مرتبطًا بالفاتورة الأصلية دون تدخل يدوي. وإذا تعذّر الإرسال لأي سبب، تُعاد المحاولة تلقائيًا ضمن مهلة الـ24 ساعة، مع سجل واضح لكل مستند وحالته من لوحة التحكم.
نصائح عملية
ابدأ الربط في بيئة التجربة قبل موعد التزامك بأسابيع، وراجع أول عشر فواتير بنفسك. تأكد أن اسم المنشأة والرقم الضريبي على الإيصال مطابقان تمامًا لبيانات الهيئة. ودرّب الكاشير على أن الإلغاء بعد إصدار الفاتورة يعني إشعارًا دائنًا لا حذفًا.
الخلاصة
الالتزام بالفوترة الإلكترونية ليس عبئًا إضافيًا إذا كان نظامك يتكفل به. اختر حلًا يصدر الفواتير من الطلبات نفسها، لا نظامًا منفصلًا يحتاج إدخالًا يدويًا. تعرّف على خدمة الفاتورة الإلكترونية في صفحة الخدمات، أو تواصل مع فريقنا لمساعدتك في الربط.
