افتتاح الوردية: الرصيد الذي يبدأ منه كل شيء
الوردية تبدأ بعدّ النقد الموجود في الدرج وتسجيله رصيدًا افتتاحيًا باسم الكاشير. هذا الرقم هو الأساس الذي تُحسب منه النقدية المتوقعة في النهاية؛ بدونه تصبح كل مقارنة لاحقة تخمينًا. القاعدة البسيطة: كاشير واحد لكل وردية مفتوحة، فلا يُفتح لكاشير ورديتان، ولا يبيع أحد على وردية غيره.
أثناء الوردية: ما يدخل الدرج وما يخرج منه
يدخل الدرج النقد من المبيعات وما يُدفع نقدًا على طلبات الموقع أو الهاتف عند الاستلام. ويخرج منه الباقي للضيوف والمصروفات النثرية والمبالغ التي تُسحب إلى الخزنة عندما يمتلئ الدرج. كل خروج يُسجَّل لحظته بسببه: «ثلج»، «سحب إلى الخزنة»، «مرتجع نقدي»، وإن كان مصروفًا عليه ضريبة سُجلت قيمتها معه حتى يصل إلى المحاسب صحيحًا.
المرتجعات والمبالغ المستردة نقدًا تُسجَّل على الوردية التي تمت فيها، ولو كان البيع الأصلي في وردية سابقة أو من قناة أخرى؛ لأن النقد خرج من هذا الدرج تحديدًا.
- سحب إلى الخزنة عند تجاوز الدرج حدًا متفقًا عليه.
- مصروف نثري بسببه وضريبته إن وُجدت.
- إضافة نقد عند الحاجة إلى فكّة.
- استرداد نقدي مرتبط بطلب بعينه.
قبل الإقفال: تقرير X ومقارنة الدرج
قبل أن تضغط «إقفال» اطبع قراءة الوردية. التقرير يُظهر المبيعات مقسمة بطرق الدفع، والإكراميات، والمرتجعات، والمصروفات، ثم النقدية المتوقعة في الدرج: الرصيد الافتتاحي زائد المبيعات النقدية زائد الإضافات ناقص السحوبات والمصروفات والمرتجعات النقدية. عدّ الدرج وقارن. الفارق الآن قابل للتفسير لأن الوردية ما زالت مفتوحة ويمكن تسجيل مصروف نُسي أو تصحيح طلب سُجل بالبطاقة وهو نقد.
الإقفال: تقرير Z والأرقام المجمدة
عند الإقفال تُدخل النقدية المعدودة فعليًا، فيسجّل النظام الفارق عجزًا أو زيادة، ويُطبع تقرير Z، وتتجمد أرقام الوردية. ما يُباع بعد ذلك يذهب إلى وردية جديدة، وما يصل متأخرًا من جهاز كان بلا إنترنت يُسجَّل على ورديته الأصلية ويُعلَّم بأنه وصل بعد الإقفال، فلا يُعاد كتابة التقرير ولا يضيع البيع.
الفارق لا يُصحَّح أبدًا بدفعة وهمية أو بتعديل الرصيد الافتتاحي. العجز الصغير المتكرر في وردية بعينها معلومة أهم من رقم مثالي.
الطاولات المفتوحة عند تغيير الوردية
في مطاعم الصالة تأتي لحظة الإقفال وبعض الطاولات ما زالت مشغولة. الطاولة المفتوحة تبقى على ورديتها الأصلية حتى تُدفع، والكاشير التالي يراها في قائمته ويستطيع إكمالها، فيُسجَّل الدفع على وردية من حصّله. ما يهم أن يعرض النظام الطاولات المفتوحة للكاشير المنصرف قبل الإقفال وللقادم عند الافتتاح، حتى لا يفاجأ أحدهما بحساب لا يعرفه.
المراجعة قبل الدفاتر
في المطاعم التي تمسك دفاترها داخل النظام تمر الوردية المقفلة على محاسب يراجع التقرير والمصروفات والفارق قبل أن تُرحَّل قيودها. المراجعة لا تغيّر أرقام الكاشير، بل تعتمدها أو تضيف ملاحظة، وبعدها تُرحَّل مبيعات اليوم ونقديته وعجزه. الفصل بين من يبيع ومن يراجع ومن يرحّل هو ما يجعل الرقم في نهاية الشهر رقمًا يُوثق به.
قائمة الإقفال في سطور
اطبع تقرير X وعدّ الدرج وسجّل ما نُسي من مصروفات. أدخل النقدية المعدودة وأقفل الوردية واطبع تقرير Z. راجع الطاولات المفتوحة وسلّمها للكاشير التالي. ضع النقد في الخزنة بقدر ما يُسحب واترك رصيد الفكّة المتفق عليه. ثم ابدأ الوردية التالية برصيد افتتاحي معدود. خمس دقائق في كل مرة توفر ساعات في نهاية الشهر.
